Depuis la crise sanitaire engendrée par la Covid19, les réunions en visioconférence se sont véritablement démocratisées. De nombreux outils à la fois abordables et faciles d’utilisation ont vu le jour, favorisant ainsi la tenue des assemblées générales (AG) de copropriété de manière dématérialisée.
Chez SGIT, les AG en visioconférence se tiennent par le biais de Teams sans aucune facturation.
Les bonnes pratiques de l’Assemblée générale de copropriété en visioconférence
1. La préparation
L’assemblé générale (AG) est le rendez-vous annuel obligatoire des copropriétaires. En présentiel comme en visioconférence, le syndic de copropriété est tenu de convoquer individuellement chacun des copropriétaires (au moins 21 jours avant la tenue de l’AG), afin de voter les décisions essentielles à la vie de la copropriété. À cette convocation d’AG se joint l’ordre du jour, préalablement fixé par le syndic, en concertation avec le conseil syndical.
2. Le choix des animateurs
Le syndic, le président du conseil syndical, ou toute autre personne désignée par l’ensemble des copropriétaires comme président de séance, aura la charge d’animer la réunion, d’assurer le suivi de l’ordre du jour et de veiller au bon déroulement du vote. Celui-ci pourra être accompagné d’un autre intervenant en charge de gérer les éventuels problèmes techniques.
3. Le vote à distance
- L’identification claire de chaque participant (nom complet, bonne qualité d’image et de son) ;
- La retransmission simultanée et en continu de l’assemblée générale (toute interruption ou problème technique doit être signalé dans le procès-verbal) ;
- La retranscription des voix à minima.
Les copropriétaires ne pouvant participer à la réunion peuvent voter en amont par correspondance, à l’aide d’un formulaire de vote transmis avec la convocation. Il sera également possible de voter depuis l’espace intranet SGIT, au plus tard 3 jours francs avant la tenue de l’AG (sauf si ce formulaire est envoyé par courrier électronique).
4. La feuille de présence
Une feuille de présence est établie en début de chaque assemblée générale. Celle-ci doit obligatoirement faire figurer le nom, le domicile et le nombre de voix de chaque copropriétaire participant à la réunion (ou ayant voté par correspondance avec mention de la date de réception du formulaire de vote par le syndic). Dans ce format d’AG, la signature des participants n’est pas obligatoire. En cas de retard d’un des participants ou de départ anticipé, les heures doivent également figurer sur la feuille de présence. Une fois certifiée exacte par le président de séance, la feuille de présence devra être annexée au procès-verbal.
5. Le procès-verbal d’assemblée générale (PV)
Au cours de l’AG, un compte-rendu de la réunion doit être rédigé sous forme de procès-verbal par le syndic de copropriété, puis inscrit dans un registre. À l’issue de l’AG, ce PV de décisions prises au cours de l’AG, doit être envoyé aux copropriétaires, dans un délai de 1 mois après la réunion. Si aucune décision ne donne lieu à un recours 2 mois après l’envoi du PV, alors, les décisions votées en AG devront être appliquées.
Pour une bonne tenue de l’AG
L’organisation d’une assemblée générale en visioconférence présente de nombreux avantages tels que la baisse de l’absentéisme des copropriétaires, la facilitation des prises de décisions ou encore le respect des mesures sanitaires. Alors pour une bonne tenue de l’AG en visioconférence :
- Prévoyez une période d’introduction de 15 minutes afin que tout le monde puisse se connecter avant le début des échanges ;
- Envoyez une invitation à l’AG à tous les participants par mail en rappelant les modalités de connexion et en partageant si possible les documents nécessaires à la réunion. Celle-ci peut aussi être annexée à la convocation d’AG ;
- Pensez à tester le lien de connexion et à répéter la réunion en amont.
